社内のコミュニケーションツール紹介 -asanaとSlack

今回はひつじぐもで使用している社内コミュニケーションツールの「asana」と「Slack」について紹介します。

ひつじぐもでは、asanaやSlackを使ってタスク管理やコミュニケーションを行っています。リモートワークが取り入れられている中でこれがなくては仕事にならないくらい便利なのですが、入社時、「asana」や「Slack」を使ったことがない人が意外と多かったので、簡単に説明します。

asanaとは？

asanaではタスクの担当や進捗管理が行えます。自分のタスク管理ができるのはもちろん、各自の作業進捗が確認できたり、プロジェクト（部署）ごとに管理できたりと、チーム単位での使用に非常に便利なツールとなっています。

asanaの使い方

asanaの基本的な使い方は、

1. プロジェクトを作成する
2. タスクを作成する
3. タスクを完了させる

の3ステップです。

まずは、管理したいプロジェクトを作成します。ひつじぐものデザイン制作のプロジェクトは次のような感じです。

ビューにはリストやボード、タイムラインなどの種類があり、職種やプロジェクトの進め方によって変えています。各ビューについては後ほどで説明します。

タスクごとに担当者や参加メンバー、期限などを設定できるので、自分でタスクを立てたり、メンバーに取り組んでほしいタスクを作成したりします。

1つのタスクの中でサブタスクも設定できるので、細かい作業の管理にも便利です！

タスクの中でチャット機能も用意されているので、タスクに関するコミュニケーションも簡単にできます。

一連のタスクが完了したら、タスクを完了させることで終了です！

こんな風に使っています

ひつじぐもでは、職種別に主に使ってるプロジェクトのカレンダー・ボード・リストビュー
タイムラインなどを適宜使ってタスク管理をしています。

▼カレンダー

▼ボード

ボードはいわゆるカンバンシステムのことです。タスクを視覚的に表示してくれます。

▼リストビュー

▼タイムライン

asanaの一番良いのは「期限」と「何が終わったらタスク完了なのか」が明確になることです。職種やメンバーが多くなるほどタスク管理は大変になりますが、ひつじぐもではasanaを使うことで上手くタスク管理を行っています。

また、asanaはプロジェクトメンバーや作業者以外にもタスクを共有できる点も便利です。

Slackとは？

Slackはビジネス用のチャットアプリです。日本でも普及が進んでいるので名前くらいは聴いたことがある方もいるのではないでしょうか？

チャット機能やファイル管理、ビデオ通話機能、検索機能などがあり、社内で業務連絡をする際に活躍します。

Slackの使い方

Slackの使い方は、メッセージを入力して相手に送信するという風に至ってシンプルです。

ひつじぐもでは「ひつじぐも」というワークスペース（グループのようなもの）を作成し、その中でさらにチャンネル（職種やプロジェクトごとの部屋）をいくつか用意しています。

このチャンネルごとにメンバーとチャットしていきます。Slackには以下のように入力ボックスがあるので、ここに送りたいメッセージを書いて送ります。

メンション機能を使うことで、特定の相手やメンバー全員にメッセージを通知することもできます。メンション機能を使ってやり取りするのが基本の使い方です。

メッセージを入力したら、右下にある送信ボタンを押すことでメッセージをチャンネルに送れます。

こんな風に使っています

先にもお伝えしたように、ひつじぐもでは職種やプロジェクトごとにチャンネルを設定し、各部署内でコミュニケーションが取れるようにしています。

LINEのような使い方ができるので、急ぎ確認したいことや情報の共有などをしたい時に便利です。

その他にも、メッセージの送信予約機能やリマインダー機能など多様な機能も用意されているので、上手く活用するとスムーズに連絡や情報管理ができます！

ひつじぐも全体で活用中の便利ツールです！

今回紹介したasana・Slackは、ひつじぐものシナリオライター・ディレクター・デザイナーはもちろん、事務職などのどの職種でも使用する便利なツールです。

この記事で少しでも便利さや、社内のやり取りがイメージできていたら嬉しい限りです。

基本的な使い方を知っているだけでも採用後にスムーズに業務に取り組めるはずです。どちらも無料で使えるツールですので、まずは家庭や趣味で使ってみてはいかがでしょうか？

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